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Une facture passe d’un brouillon modifiable à un document validé et figé. Bonx recalcule les montants et contrôle les données avant d’attribuer le numéro légal.

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Compléter le brouillon

Au stade Brouillon, vous pouvez modifier :
  • le client, le site et les adresses ;
  • les dates d’émission, de livraison et d’échéance ;
  • la condition et le moyen de paiement ;
  • le compte bancaire et la devise ;
  • les commentaires et le modèle de document ;
  • les articles, descriptions, quantités, prix et taux de TVA ;
  • les remises par ligne et la remise globale.
Bonx recalcule le total HT, la ventilation de TVA, le TTC et le net à payer. Une remise globale, fixe ou en pourcentage, est répartie entre les bases de TVA. Vous pouvez prévisualiser le PDF à tout moment. Le document du brouillon porte le titre Pro forma. Un brouillon annulé peut être rouvert et complété.

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Les contrôles automatiques de Bonx

Lorsque vous lancez la validation depuis un brouillon, Bonx exécute les contrôles suivants :
1

Bonx vérifie les données commerciales et fiscales

Bonx contrôle l’émetteur, le client, l’adresse de facturation, les identifiants fiscaux, la date, les lignes, les articles, la TVA, le paiement et le compte bancaire associé.
2

Bonx vérifie la commande et les déductions

Bonx recalcule la situation de la commande et vérifie les acomptes ou avoirs utilisés par la facture.
3

Bonx vérifie le format électronique

Bonx applique les règles européennes EN 16931 puis les contrôles du format associé au pays de l’établissement émetteur. Chaque erreur renvoie vers la donnée à corriger.
4

Bonx prépare les données à exporter

Lorsqu’une intégration compatible est active, Bonx applique les correspondances de comptes et de taxes, puis affiche les lignes qui seront envoyées au logiciel comptable.
En France, la date d’émission doit être identique ou postérieure à celle de la dernière facture validée.

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Émettre la facture

Depuis le brouillon, lancez la validation. Bonx :
  1. recalcule les lignes et les totaux ;
  2. prépare les données électroniques et les données d’export ;
  3. attribue le prochain numéro légal ;
  4. fige le taux de change et le modèle ;
  5. conserve une copie de l’émetteur, du client et des adresses ;
  6. passe la facture à l’état Validée.
Les données figées restent celles du document émis, même si les fiches sources évoluent ensuite.

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Générer le document

Après validation, générez le PDF depuis la facture. Bonx le conserve dans l’onglet Fichiers du document. Pour un établissement français, le PDF validé est un document Factur-X PDF/A-3 qui contient les données XML de la facture.

Facturation électronique

Choisissez entre l’émission dans Bonx avec transmission par Pennylane et l’émission par votre logiciel comptable.

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Créer un avoir

Créez un avoir depuis une facture Validée ou Clôturée. Vous pouvez :
  • reprendre toute la facture ;
  • sélectionner certaines lignes ;
  • réduire la quantité créditée sur une ligne.
Bonx conserve le lien vers la facture d’origine et suit le montant déjà crédité. L’avoir reprend le client, la devise, les adresses, les taux et les remises de la facture source. Après validation, un avoir peut être déduit d’un nouveau brouillon du même client et dans la même devise. Bonx ajoute alors la déduction au net à payer.